Dans les organisations d’aujourd’hui, on aurait du mal à imaginer le quotidien sans les tableurs (je vous laisse remplacer ce terme générique, par le nom de votre logiciel préféré).
Pour mémoire, le premier tableur (Visicalc) a vu le jour en 1979. Pour le prix d’une calculatrice de poche, ce logiciel a permis au micro-ordinateur de détacher sa destinée des seuls Pacman, Pong ou Donkey Kong et de franchir les portes des entreprises. D’aucuns prétendent même que c’est la feuille de calcul qui a poussé IBM à concevoir et commercialiser son premier PC.
On connaît la suite.
Presque un demi-siècle plus tard, tout en saluant le rôle majeur et croissant joué par cet outil véritablement novateur, force est de constater qu’il a envahi les moindres recoins de nos activités professionnelles.
Ces amas de cellules plus ou moins structurés se propagent à une vitesse vertigineuse, souvent de manière incontrôlable… ce qui, en médecine est une assez bonne définition du cancer.
J’exagère ? Peut-être pas tant que ça. Même si l’on passe sur le fait qu’une large majorité de ces constructions tabulaires sont trompeuses (cf. "88% of spreadsheets have errors"), le véritable drame se joue ailleurs : dans un monde hyper-connecté et collaboratif, le tableur est par nature un égocentrique borné et autocratique.
La souplesse offerte par cet outil dans son vaste espace quadrillé permet aujourd’hui de développer de véritables applications en ignorant toutes les règles ennuyeuses telles que les conventions de nommage ou celles que nous dicte la plus élémentaire ergonomie. Tout cela fleure bon une époque où chaque ordinateur était une petite île sur laquelle l’utilisateur régnait en maître absolu, uniquement limité par son imagination et ses propres connaissances fonctionnelles. À l’heure du tout connecté il est étonnant de voir à quel point les feuilles de calcul persistent à surgir sans concertation et sans qu’aucune analyse préalable ne soit faite.
Le résultat ? Des données dupliquées partout, sans définition claire et souvent mal synchronisées. Concrètement, dans l’exécution des tâches quotidiennes, cela se traduit par une pléthore d’activités manuelles (le bon vieux "copier-coller") qui sont aussi chronophages que peu gratifiantes pour les utilisateurs.
Dans une démarche de digitalisation, lorsque j’analyse un processus et la qualité des outils qui l’accompagnent, j’ai une question simple et infaillible qui me permet de jauger instantanément la maturité de l’ensemble : "à quels endroits du processus utilisez-vous des feuilles de calcul ?"
Chaque feuille de calcul ainsi débusquée correspond pratiquement chaque fois à un point d’amélioration.
On ose à peine se l’avouer, mais les feuilles de calcul sont catastrophiques quand il s’agit de qualité des données ou de risques de violation de la confidentialité. Nombreuses sont les organisations qui investissent des montants considérables pour sécuriser leur plateformes d’entreprises (ERP et consorts) alors qu’elles tolèrent que les données extraites de ces mêmes plateformes échappent totalement à leur contrôle.
On se méfie du cloud, mais pas de la clé USB.
Cette contradiction et quelques pistes pour la résoudre feront sans doute l’objet d’un prochain article. Pour l’heure, je vous invite simplement à vous poser la question du coût engendré par toutes ces opérations manuelles manuelles qui émaillent vos processus. Pour information, dans une précédente vie professionnelle, un outil comme treemap m’a permis de débusquer 200'000 feuilles de calcul dans une entreprise de 100 personnes. Même si l’on considère que seul 1% de ces feuilles est vraiment actif, cela fait 20 feuilles de calcul par personne. Si, en moyenne, 5 de ces feuilles requièrent une opération manuelle de 5 minutes par jour…
Simpliste ? Sans doute, mais c’est une première approche qui aura peut-être le mérite de lancer une réflexion fructueuse. Je vous laisse explorer vos propres hypothèses à l’aide de ce calculateur.
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